De beurs van Zehnder Group Nederland

In de samenwerking met Expo World zijn wij geïntroduceerd bij Zehnder Group Nederland, Zwolle. De uitdaging voor deze beurs: “Wij willen een strakke aanpak voor, tijdens en na de beurs en wij willen onze data verrijken gecategoriseerd op de verschillende segmenten die wij bedienen”.

Op basis van een duidelijke structuur zijn wij aan de slag gegaan met de voorbereidingen. Deze bestonden uit een 3-tal sessies waarbij wij een aanpak hebben opgesteld. Nu is het papier natuurlijk altijd erg geduldig, dus ook tijdens de weg naar de beurs toe hebben wij regelmatig contact gehad of de acties haalbaar waren en duidelijk waren om uit te voeren.

In deel 1 hebben wij de eerste 3 stappen voor het opstellen van een contactstrategie behandeld. Niet vanuit de theorie, maar juist vanuit onze opdracht voor Zehnder Group Nederland (met dank aan Expo World).

“Wij willen een strakke aanpak voor, tijdens en na de beurs en wij willen onze data verrijken gecategoriseerd op de verschillende segmenten die wij bedienen”.

1. Doelgroep bepalen
2. Doelstellingen bepalen
3. Boodschap: wat wil je communiceren

In deel 2 gaan wij dieper in op de 4 andere stappen, te weten:

4. Middelen & media en planning
5. Organisatie
6. Financiën
7. Monitoring

“Wij willen een strakke aanpak voor, tijdens en na de beurs en wij willen onze data verrijken gecategoriseerd op de verschillende segmenten die wij bedienen.”

Middelen, media en planning

Op basis van de doelgroepen, doelstellingen en de bijbehorende berichtgeving is er een planning opgesteld hoe wij de doelgroepen het beste via de aanwezige kanalen konden bereiken. Uiteraard is hier op basis van de persona’s gekeken welke kanalen doeltreffend zijn.

1. Berichten via Social media (met name LinkedIn)
2. Persoonlijke uitnodigingen via de accountmanagers (uitdelen van hardcopy kaarten/mail/telefoon)
3. Advertentie in vakbladen
4. Samenwerking met medeorganisatoren/betrokken leveranciers (avondopenstelling, seminars, ontbijtsessies etc.)

Elke doelstelling heeft zijn eigen ‘communicatiestrategie gekregen’ om zo de gewenste doelgroepen te bereiken.

Inzet collega’s

Belangrijk is dat er in ieder geval 1 collega aanwezig is die overview houdt en ook de collega’s blijft betrekken. Het vasthouden van de doelstellingen en aanpak is ook van belang. Wat je vaak ziet gebeuren is dat iedereen zijn eigen weg wil gaan, met eigen gedachten en eigen wensen. Dat is wanneer je af kunt raken van je vooraf vastgestelde plan. Ook het betrekken van je interne collega’s is belangrijk. Wat gebeurt er in de aanloop naar het event? Hoe betrek je de collega’s bij de werkzaamheden die er uitgevoerd dienen te worden? Denk hierbij aan het aansluiten van je sales collega’s op de plannen die door marketing in gang gezet worden. Hoe kunnen zij je helpen? Wat hebben zij aan info nodig om deze hulp te kunnen bieden?

Het moment dat je externe hulp nodig hebt, kan je vaak ook al bij het opstellen van je planning benoemen. Denk aan hulp bij:

1. Coördinatie (externe ogen kunnen hierbij helpen)
2. Opstellen nieuwsbrieven + opvolging
3. Creatie van content (tekst /beeld/ film)
4. Integratie van het event op de website

Organisatie

Naast dat de collega’s binnen het marketingteam een goede aansluiting moeten hebben met de inhoud en het uitvoeren van de opgestelde planning, is het ook belangrijk om commitment en feeling intern te houden tussen marketing en de afdelingen. Hier kunnen interne meetings voor ingeschoten worden, een interne nieuwsbrief of gewoon updates per mail. Dit alles kan bijdragen aan commitment, vertrouwen en saamhorigheid. Er samen voor willen gaan is enorm belangrijk.

Financiën

Voorafgaand is het uiteraard belangrijk welke middelen er ingezet kunnen worden voor de campagne. Als er duidelijke doelstelling is vastgesteld, salesdoelstelling of aantal te behalen bezoekers etc. dan kan er een begroting opgesteld worden en kan er gestart worden!

Monitoring en evaluatie

Tegenwoordig worden de resultaten van de social media en bijna alle andere (online) kanalen gemeten. Dit maakt het eenvoudiger om te meten of de gestelde doelstellingen worden gehaald. Ook geeft het inzicht in de uitvoering van de social mediaberichten. Welke berichten scoren goed, en welke minder. Ook met vakbladen zijn er bepaalde meetinstrumenten, denk aan oplage en het aantal website bezoekers op de dag van verspreiding. De persoonlijke uitnodiging namens een accountmanager daar zijn over het algemeen ook de aantallen van bekend en de eventuele responds. Zo kun je alles meetbaar maken en in kaart brengen.

Beheren

Tot nu toe staat alles op papier, de strategie en de plannen. Maar een strategie zonder beheer leidt niet tot het gewenste resultaat. Het echte werk gaat nu beginnen! Ook wanneer de juiste mensen gevonden zijn en voldoende uren beschikbaar zijn, staat en valt het beheer met een contentplanning. Hoe vaak gebeurt het niet dat alle kanalen zijn ingericht en vervolgens niets wordt gedeeld op die kanalen. Een goed hulpmiddel hierbij is een contentplanning. Deze moet gebaseerd zijn op de marketingstrategie van jouw bedrijf. In de planning komt de social media content propositie voor minimaal 3 maanden. Daarin wordt benoemd per dag, week en maand waar de content op gaat focussen. Een voordeel van het bijhouden van deze contentplanning is de kans om te evalueren welke content tot de beste resultaten leidt. Het plannen van content waar deze ook voor bedoeld is zorgt ervoor dat je de strategie welke eerder is bepaald goed kunt uitvoeren, dat geeft rust en zal eerder leiden naar het gewenste resultaat.

Meten

Het blijkt dat nog veel organisaties de social media-inspanningen niet of slecht meten. Het is een risico om niet te meten wat de social media uitvoer oplevert voor jouw organisatie. Door te meten kan worden teruggekeken en kan worden bepaald of de inzet in tijd en geld effectief is geweest. Dit is niet alleen leerzaam voor de toekomst ook het tussentijds meten en tussentijdse aanpassingen zijn tegenwoordig goed mogelijk. De resultaten zijn mits alles goed is ingericht 24/7 live beschikbaar.

Uiteraard is het ook belangrijk om te bepalen of de andere instrumenten zoals de advertenties in vakbladen of de persoonlijke uitnodigingen succesvol zijn geweest. Dit zijn altijd onderdelen welke minder goed meetbaar kunnen worden gemaakt. Maar door de resultaten welke wel beschikbaar zijn in kaart te brengen weet je in elk geval al een stuk meer. Dit is belangrijk want meten = weten!

Aan de slag

Wil je aan de slag met een contentstrategie voor je event? Weet je niet zo goed waar te beginnen of mis je even de slagkracht om een aanpak neer te zetten tussen je bestaande werk? Voel je vrij om ons te bellen of op een andere wijze contact met ons op te nemen! Wij denken graag mee en assisteren je graag bij het neerzetten van aanpak.