Het Nieuwe Werken binnen de facilitaire organisatie

Het Nieuwe Werken binnen de facilitaire organisatie

Bron: www.hetnieuwewerkendoejezelf.nl

Inleiding
De laatste maanden lees en hoor ik veel over ‘Het Nieuwe Werken’. Ook bij ‘Het Nieuwe Werken’ speelt gastvrijheid een rol, maar dan ook wel eens op een andere wijze. Denk aan een virtuele gastheer, -vrouw. Allereerst sta ik stil bij het begrippenkader ‘Het Nieuwe Werken’. Vervolgens zoom ik op de vier hoofdgebieden. Een virtuele gastvrouw Anne kan een invulling geven om gasten op je website te verwelkomen en zich thuis te voelen en digitaal te helpen. Het stappenplan is aan het einde toegevoegd om een eerste stap te maken naar de implementatie van ‘Het Nieuwe Werken’. Zo komt alles in dit blog weer bij elkaar: de theorie over ‘Het Nieuwe Werken’ waarbij op een andere wijze aandacht kan zijn voor gastvrijheid en zoals mijn trouwe lezers gewend zijn, probeer ik altijd dichtbij de praktijk te blijven, in dit geval met een stappenplan voor implementatie binnen de facilitaire organisatie.

Begrippenkader ´Het Nieuwe Werken´
‘Het Nieuwe Werken’ is een andere manier van kijken naar werken en samenwerken. Steeds meer op basis van onderling vertrouwen en respect. De mens staat centraal. Jij bent gastvrij tegenover je medewerkers en je klanten en gasten. Dit leidt tot productieve medewerkers die met plezier hun werk doen en tot tevreden klanten, gasten of bezoekers. Het implementeren van ‘Het Nieuwe Werken’ in een organisatie behoort tot het meest complexe, intentionele type veranderproces. Het invoeren van ‘Het Nieuwe Werken’ is geen spontaan veranderproces, maar een bewuste keuze. Omdat het zowel de harde kanten – huisvesting, ICT – als de zachte kanten – organisatie, mens – integraal aanpakt, is het een bijzonder complex en ingrijpend veranderproces. Zoiets wordt alleen maar ingezet als de directie van de organisatie er helemaal achter staat.

 ‘Het Nieuwe Werken’ is niet alleen een visie, maar bevat ook een strategie. ‘Het Nieuwe Werken’ werkt omdat het zo logisch als wat is om volwassen mensen respect en vrijheid te geven, om daarvoor verantwoordelijkheid terug te mogen verwachten en daar simpelweg afspraken over te maken. Dan werkt alles gewoon een stuk soepeler en prettiger en daarmee effectiever en efficiënter.

Strategie van ‘Het Nieuwe Werken’
Het gaat bij ‘Het Nieuwe Werken’ om het totaalbeeld waarin de mens centraal gezet wordt en door allerlei middelen, diensten, programma’s en ondersteuning in staat gesteld wordt zijn werk te doen.

De vier hoofdgebieden die ‘Het Nieuwe Werken’ kunnen realiseren
1)    ICT

2)    de fysieke werkomgeving

3)    de organisatie en ten slotte

4)    de mentaliteit van de mens

Wat levert ‘Het Nieuwe Werken’ op
meer opbrengst (‘productiviteit’,winst),  minder kosten, tevredenheid, reputatie en duurzaamheid, Bron: Dick Bijl, 2009


De virtuele gastvrouw- heer
Zo zou je het willen. Je voelt je welkom, weet waar je terecht kunt als je vragen hebt. Iedereen is gastheer of -vrouw in zijn of haar eigen organisatie. Toch is het ook prettig om online het gevoel te geven dat je persoonlijk en gastvrij begeleid en ondersteund wordt. Bij de Rabobank is ‘Anna’ Ontwerpen, de gastvrouw van Rabo Unplugged. Als idee. En tegelijk een mooie kans om het gebruik van nieuwste technologie te laten zien. Anna is een avatar die via handaanraking op een touchscreen tot leven komt.
[youtube=http://www.youtube.com/watch?v=63IShqiWuH8]

Op http://www.abp.nl/abp/abp/ kom ik Astrid tegen, de virtuele medewerkster van ABP, zij wil mij graag helpen met mijn pensioenvragen. Wel is het belangrijk dat ik korte duidelijke vragen stel. Het is ook minder het gevoel dat er 1 op 1 contact is. Zij heeft echt een virtuele uitstraling.

Stappenplan voor implementatie binnen Facilitaire Organisatie

• de facilitaire organisatie een cultuurverandering in te laten gaan,

• de facilitaire organisatie een goede positie in te laten nemen in de projectorganisatie,

• de facilitaire producten en diensten te programmeren vanuit ‘het nieuwe werken’.

Indien alle stappen worden doorlopen met de juiste aandacht en energie is het resultaat een totaal werkconcept waarin medewerkers op de juiste manier worden ondersteund bij hun nieuwe manier van werken. Een totaal werkconcept bestaat naast werkprocessen en werkplekken uit een compleet facilitair concept. De kans dat men terug valt in oude gewoontes wordt door de ondersteuning en het beheer van het nieuwe kantoorconcept geminimaliseerd. Op deze manier levert de facilitaire organisatie een cruciale bijdrage aan een werkomgeving die werkt!

Stap 1: Analyse

De facilitaire organisatie moet zich concentreren op de behoeften van de organisatie. We identificeren tijdens deze fase welke omgevingsfactoren invloed hebben op de organisatie en hoe de facilitaire organisatie op deze factoren zou moeten inspelen (huidige situatie).

Stap 2: Verbeelding, aansluiten op missie en visie

In deze fase ontwikkelt de facilitaire organisatie een facilitair concept, gebaseerd op de kernwaarden van ‘Het Nieuwe Werken’. Het facilitaire concept en de ambities voor ‘het nieuwe werken’ dienen naadloos op elkaar aan te sluiten. Een facilitaire concept is een samenspel in de inrichting van de fysieke omgeving, het gewenste gedrag en de dienstverlening waarbij de klant centraal staat. (innovatieve werkomgevingen, focus fac. ondersteuning).

GO or No GO
Om een beslissing te kunnen maken over het facilitair concept dient een businesscase te worden gemaakt ter goedkeuring aan directie. Opbrengsten moeten worden verwoord in termen van productiviteits-verhoging, rendement op vastgoed, het totale concept als marketingtool en het versterken van de binding van medewerkers met de organisatie. De gevolgen van investeringen voor de exploitatie moeten inzichtelijk zijn gemaakt.

Stap 3: Ontwerp
De projectorganisatie ontwerpt het kantoor- en werkplekconcept. Naast het meedenken over het kantoorconcept is de primaire taak van de facilitaire organisatie de vertaalslag maken van het facilitaire concept naar het programma van eisen voor producten en diensten. Daarnaast worden in de ontwerpfase de werkprocessen en het nieuwe facilitair beleid geformuleerd en vastgelegd (catering/vergadervoorzieningen, beveiliging etc).

Stap 4: Implementeren

In de implementatiefase worden de indelingsplannen gereed gemaakt en wordt er gestart met het Werkplek Verander Programma. Er is helder en eenduidig gecommuniceerd hoe de nieuwe faciliteiten werken. Medewerkers moeten leren omgaan met ‘Het Nieuwe Werken’ en de facilitaire medewerkers moeten ‘Het Nieuwe Werken’ volgens de uitgangspunten van het facilitaire concept ondersteunen.

Stap 5: Monitoring
De ingebruikname is het moment van de definitieve overdracht van de projectorganisatie naar de facilitaire organisatie. Doordat de facilitaire organisatie betrokken is bij de ontwikkeling van ‘Het Nieuwe Werken’ levert dit weinig problemen meer op. ‘Het Nieuwe Werken’en de bijhorende facilitaire ondersteuning worden na verloop van tijd geëvalueerd. De praktijk leert dat ervaringen goed te meten zijn na negen maanden. De uitgangspunten worden vergeleken met de daadwerkelijke situatie. Eventueel wordt ‘Het Nieuwe Werken’of het facilitaire concept verder aangescherpt of bijgesteld.

Voor mijn blog van volgende week denk ik dat ik mij nog wat verder ga inlezen op het onderwerp ‘Het Nieuwe Werken’. Ook de link met gastvrijheid in relatie met e-commerce vind ik interessant. Hierin zie in linken met ‘Het Nieuwe Werken’. Ik ben heel benieuwd naar jullie reacties en of opmerkingen op bovenstaande blog, info@Anitahvl.nl ook ben ik via LinkedIn en Twitter uiteraard te benaderen of te linken!

Bronnen:

Bijl, Dick. (2009). Aan de slag met Het Nieuwe Werken,

Zeewolde: Par CC

Facility Management Magazine (2010). In 5 stappen naar ´Het Nieuwe Werken´

http://www.fmm.nl/in-5-stappen-naar-het-nieuwe-werken.35582.lynkx

URL bezocht op: 25 april 2011

Rabo Unplugged’s virtual host Anna

http://youtu.be/63IShqiWuH8

URL bezocht op: 25 april 2011

Tips / Het nieuwe werken, artikelen
http://hetnieuwewerkenblog.nl/hnw-het-nieuwe-weten/

http://www.hetnieuwewerkendoejezelf.nl/

URL bezocht op: 25 april 2011

Geen reactie's

Geef een reactie