Hoe richt ik mijn thuiswerkplek in?

Nadat het kabinet gisteren besloten heeft om werkende mensen zoveel mogelijk thuis te laten werken als gevolg van het coronavirus kunnen we ons goed indenken dat ondernemers met het handen in het haar zitten. Erg vervelend, ook wij ondervinden dat.

Is er bij jou in de organisatie ook de maatregel getroffen om thuis te gaan werken of heb je er zelf voor ‘gekozen’ om je personeel naar huis te sturen? Wij geven een aantal tips hoe je snel je thuiswerkplek inricht.

Uitwisselen van data

Zorg dat het mogelijk is om (online) data uit te wisselen. Zo hoef je niet elke keer een mailtje te sturen naar je collega om dat ene bestand bij je collega te krijgen. Of wat als je een heel groot en zwaar bestand hebt? Laad je dit in via WeTransfer zodat je collega het thuis kan dowloaden, weer kan aanpassen en via WeTransfer kan terug sturen? Erg omslachtig! Het is veel makkelijker om via een tool als Dropbox of Google Drive bestanden met elkaar uit te wisselen.

Online communicatie

Om snel en eenvoudig met je collega’s te kunnen schakelen en om helder te hebben wat iedereen gaat doen kan het verstandig zijn om de werkdag thuis te starten met een video-call met al je collega’s. Handige tools hiervoor zijn Skype, Workplace maar ook met Whatsapp is het mogelijk om met meerdere mensen tegelijk een call te doen.

Bestanden

Naast dat het natuurlijk belangrijk is dat je bestanden eenvoudig kan uitwisselen is het ook handig als je de bestanden die je wilt uitwisselen tot je beschikking hebt. Vaak staan deze bestanden op een server waar niet iedereen zomaar toegang tot heeft. Hoe is dit bij jullie bedrijf geregeld?

IT-beveiliging

Jullie hebben op kantoor vast allemaal de beschikking over een ‘eigen’ vaste computer. Als je thuis gaat werken, vindt je baas het goed dat je op je eigen computer thuis werkt? Of heeft hij dit wegens veiligheidsredenen liever niet en heeft hij liever dat jullie een laptop van het bedrijf gebruiken? Maar wat als jullie met 6 medewerkers zijn en er maar 3 laptops tot de beschikking zijn? Belangrijk om hier van te voren alvast even over na te denken.

Telefoon

Wie neemt de honneurs waar voor de telefoon als jullie allemaal thuiswerken?  Is er een mobiele telefoon beschikbaar die iemand mee naar huis kan nemen? Of wordt de telefoon doorgeschakeld? De persoon die de telefoon opneemt kan vast niet overal antwoord op geven. Worden ze terug gebeld of mag je doorverbinden? Het is verstandig om hier in het hele bedrijf eenzelfde afspraak over te maken.

Werkhouding

Op kantoor heb je vast de beschikking over een bureau en stoel die Arbo-technisch juist zijn afgesteld. Maar waar ga je thuis zitten? Een week werken vanaf de keukentafel zal vast wel goed gaan maar als je dit elke dag moet doen is dit funest voor je schouders, nek en rug. Wissel regelmatig af met je houding zodat je hier zo min mogelijk last van hebt.