Thuiswerken en de verschillende tools die je kunt gebruiken

Nu we vanuit de overheid verschillende maatregelen hebben genomen om de verspreiding van het coronavirus tegen te gaan zijn er veel mensen thuis aan het werk. Ook wij werken vanuit huis en hebben de afgelopen periode naast de tools welke wij al in gebruik hadden verschillende nieuwe tools getest. Welke tools gebruiken wij en waarom gebruiken wij verschillende tools? Daar lees je meer over in dit blog.

Verschillende tools

De belangrijkste reden om gebruik te maken van verschillende tools is vooral vanwege het feit dat we op verschillende manieren communiceren. Zo hebben wij online vergaderingen met klanten, hebben wij interne communicatie en geven wij intern en extern presentaties aan relaties en collega’s.

Workplace

Binnen de interne organisatie gebruiken wij Workplace om te communiceren. Dit kun je zien als een intranet waar we ook interne nieuwsberichten kunnen plaatsen op een soort Facebook timeline en kunnen chatten in verschillende groepen. Workplace is een product van Facebook. Ook kunnen we met Workplace videobellen, zowel 1 op 1 of met het hele team. Wijzelf gebruiken Workplace al enige tijd, ook voor de coronacrisis was dit ons communicatiekanaal voor de interne communicatie. Het informeren van medewerkers, het op afstand werken met medewerkers of externen die thuis voor Prosos aan het werk zijn.

Grootste nadeel: je kunt je scherm alleen delen als je een 1 op 1 gesprek voert. Daarom gebruiken wij Zoom of Whereby om te vergaderen waar wij met meerdere mensen het scherm van 1 persoon willen kunnen zien.

Zoom

Als we kijken naar Zoom dan is dit wellicht wel een van de grootste aanbieders op dit moment. Je kunt vergaderingen plannen en mensen de link naar je vergadering sturen en er kunnen veel mensen in 1 vergadering bijeenkomen. Je hebt geen account nodig en iedereen kan direct starten met de vergadering. Daarnaast kan je in tegenstelling tot enkele andere aanbieders ook gebruik maken van een opname functie om je gesprek op te nemen en kun je bestanden delen onderling.

Grootste nadeel: Voor de gratis versie van Zoom heb je een tijdlimiet van 40 minuten. Willen wij met een relatie een langer gesprek voeren dan gebruiken wij tegenwoordig het liefst Whereby.

Whereby?

Dit is een online platform waar je binnen je browser kunt videobellen en een gepersonaliseerde link kunt maken om andere uit te nodigen. Je kunt hier gemakkelijk je scherm delen en de kwaliteit vinden wij verassend goed. Whereby (voorheen Appear) is toegankelijk: iedereen kan er met 1 klik op de knop gebruik van maken, men hoeft niks te installeren en voor de meeste mensen werkt het direct. Dit systeem maakt het mogelijk dat iedereen kan videobellen, zelfs die ene collega die niets van technologie begrijpt.

Grootste nadeel: Er kunnen in de gratis versie maximaal 4 personen de vergadering online betreden.

Andere tools

Skype, Hangouts en Facetime zijn alle 3 grote aanbieders binnen de online communicatie en maken tevens na de start van de coronacrisis een enorme groei door. Wij zijn bekend met deze tools maar gebruiken ze verder niet. Wij hebben gekozen voor andere tools daar dit voor ons op dit moment het meest toegankelijk was en/of door relaties al werd gebruikt. Dit wil uiteraard niet zeggen dat je binnen je organisatie niet met deze tools zou kunnen werken. Ons advies met betrekking tot de verschillende tools is dan ook vooral om te kijken naar wat voor jullie organisatie het beste werkt. Heb je hulp nodig om te bepalen welke tools je het beste kunt gaan inzetten? Wij helpen je graag bij het inrichten van jullie ‘online’ werkplekken zodat jullie ook in deze tijd optimaal kunnen werken.

In deze lastige tijd is communicatie enorm belangrijk. Zeker als je met elkaar op afstand werkt is het belangrijk dat de tools goed werken en dat de tools een bijdrage leveren aan wat we met elkaar willen bereiken. Het goed te woord kunnen staan van je relaties en collega’s en bij voorkeur het kunnen delen van je scherm om goed uitleg te kunnen geven over bijvoorbeeld nieuwe opdrachten.

Kan ik ook gewoon met 1 tool werken?

Prosos maakt gebruik van 3 verschillende tools en zoals je kunt lezen heeft dit te maken met de verschillende beperkingen binnen de bepaalde tools. Zou het met 1 tool kunnen? Jazeker! Je kunt ervoor kiezen om gebruik te maken van 1 specifieke tool als de nadelen voor je organisatie niet van belang zijn. Wij kiezen er echter voor om met meerdere tools te werken om per situatie het voor ons juiste communicatiemiddel te gebruiken.