De grote schoonmaak in je businessplanning

Het einde van het jaar bestaat uit veel werkzaamheden voor lopende opdrachten, maar ook voor ons eigen bedrijf is het altijd het gevoel alsof ik, Anita, een grote schoonmaak mag houden.

Ja, “mag”; ik vind zelf schoonmaken en opruimen helemaal niet erg. Het geeft mij ruimte in mijn hoofd voor nieuwe ideeën. De plannen voor het nieuwe jaar zijn dan niet alleen meer woorden en cijfers, maar krijgen beeld, tekst en betekenis. Het is alsof er iets nieuws begint te groeien. Het nieuwe jaar mag van mij wel starten.

“Technology and tools are useful and powerful when they are your servant and not your master.” – Stephen Covey

To-do-list en tools om je acties te ordenen en te plannen

Handige tips om je taken en acties die je  wilt verwerken te ordenen zijn ontelbaar. Zo werk ik zelf graag met een handgeschreven to-do-list, maar ook kan ik prima mee schakelen als er gebruik gemaakt wordt van online tools om te plannen.

Ik denk graag met je mee als je organisatie werkt met Teams (projectmanagement), GRIPP, Asana, Trello of gewoon in Excel. Wat belangrijk is bij het inzetten van planningstools, is dat je er zelf overzicht door kan houden. Dat je het goed kan bijhouden en dat je er niet in verstrikt raakt. Ik zie vaak mensen met de meeste high-tech tools werken. Let op dat het een hulpmiddel is.

Businessplanning en projectmanagement =

Ik kan zeggen dat ik oprecht goed ben in het opstellen en beheren van een businessplanning en/of projectplanning. Vanaf het moment dat ik op mijn negentiende koos voor het secretaresse vak, ja, in het secretaresse vak liggen mijn roots, kwam projectmanagement en timemanagement als sterke punten naar voren. Hoe meer chaos hoe beter ik tot mijn recht kom. Ik vind het heerlijk. Alles ordenen en organiseren. Let wel: altijd passend bij de collega’s waar ik samen mee werk. Het moet oprecht een gezamenlijk hulpmiddel zijn. Geef het ook even de tijd!

Bijstellen en verbeteren

Als het dan staat, dan kan ik er een paar maanden van genieten, maar dan zoek ik al snel weer een nieuwe vorm van organiseren en regelen. Gewoon omdat het altijd efficiënter en beter kan. Omdat ik het gewoon erg leuk vind als alles klopt en als het nog praktischer en toegankelijker kan, maar ook als het mij lukt het om het cijfermatig te onderbouwen. Leuk om plannen te maken, maar hoe kom je tot dashboards waarmee je je resultaten goed kan borgen en managen. Dat is waar ik tegenwoordig veel tijd aan besteed. Als ik het voor mijzelf kan organiseren, dan kan ik jou als klant hier ook steeds beter bij assisteren.

Van strategie naar operationele plannen + dashboards

In het najaar zijn de plannen neergezet voor het komende jaar. De tijd in december gebruik ik om de puntjes op de I te zetten om vanuit de strategie de operationele plannen gereed te zetten. Zodat de collega’s in het team weten wat er verwacht wordt en hoe ze hier hun eigen resultaten op kunnen monitoren. Dit is voor mij dit jaar anders dan andere jaren. Vanaf dit jaar zijn wij allemaal verantwoordelijk voor onze eigen deelgebieden binnen het plan. Een ieder heeft hierin eigen keuzes gemaakt.

“Terugkijken ben ik zeker van, maar dat vraagt niet extra tijd in december. Ik werk mijn projectmanagement- en financiële dashboards maandelijks bij. Dus dit is een kwestie van december in januari bijwerken en dan is dit gereed. De laatste maand heb ik hier niet direct meer tijd aan te besteden”. Ik word hier zelf niet meer verrast of teleurgesteld, dat heb ik al gehad 🎉🙈

Sales en marketing

De Sales- Marketingplanning staat gereed. Deze planning is gebaseerd op de  businessdoelstellingen voor 2021. Om de doelstellingen behapbaar te maken, hebben wij gekeken naar de gewenste groei in 2021. Vervolgens hebben wij een verdeling in percentage gemaakt per dienst (Marketingstrategie, Website, Online marketing en Creatie). Wij weten wat wij willen bereiken en hoe wij dit gaan uitvoeren. Per maand hebben wij de tools in handen (zijn door ons zelf ingericht) om te monitoren of wij volgens onze planning onze resultaten bereiken.

Klein team

Daar wij een klein team zijn, is het salesplan eenvoudig van opzet en goed beheersbaar. Hierin is het marketingplan een belangrijk onderdeel. De resultaten worden maandelijks gemonitord en besproken. De afgelopen maanden hebben wij gewerkt aan dit plan. De doelstellingen, doelgroepen, diensten, kanalen en inzet zijn hiervoor bepaald. Alles is centraal verwerkt in een bijbehorende contentplanning en dashboard waarin wij de resultaten monitoren.

Tools voor timemanagement en monitoring

1. Financiële administratie: zijn de budgetten en bijbehorende prijzen per dienst ingericht? Staat de begroting klaar om het gehele jaar te monitoren (dashboard)?
2. Urenregistratiesysteem: zijn de contracten, opdrachten en bijbehorende producten en uurtarieven bijgewerkt voor 2021? Wij moeten in januari direct goed verder kunnen met ons werk.
3. Personele planning: wat is onze wens voor 2021 qua groei. Daar wij een geleidelijke groei willen doormaken, hoort hier ook een passende personele groei bij. Een groei die bij ons past en waar wij als team happy en rustig van blijven .

Lekker mijn acties zijn op orde!

Zo dit blog was voor mij een checklist van mijn werkzaamheden richting 2021. Lekker zo’n weekje in de actie. En weet je, door het van mij af te schrijven is mijn to-do-list bij. Heb ik je een inkijkje mogen geven in hoe wij ons voorbereiden op 2021 en kan ik verder met wat ik het liefst doe! Namelijk jou assisteren bij de uitdagingen waar je voor staat. Als ik gewoon even met je mee kan denken hoe jij net als wij ‘smooth’ het nieuwe jaar in kan gaan! Laat het mij weten ik maak de komende dagen graag een momentje vrij om met je mee denken.